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Pistes pour la préparation de l'enchère eléctronique
Le e-Procurement est un moteur de croissance.
Découvrez comment les e-enchères inversées peuvent vous aider...
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Pistes pour le Procurement:
Une enchère inversée par elle-même ne garantit pas une offre ou une acquisition réussie. La plateforme d'enchères inversées de uniTender est un outil qui peut être utile dans les étapes du processus d'approvisionnement: la phase de négociation.
Voici quelques lignes directrices pour une opération d'achat réussie:
1. Préparez le Processus de Procurement
Planifiez le processus de procurement calmement. La planification vous permettra d'économiser beaucoup de travail plus tard dans le processus. Les principaux aspects à prendre em compte sont les suivants:
- La programmation des différentes étapes du processus d'approvisionnement.
- Dimension globale du travail, des produits et des services. Ne laissez pas les détails à résoudre plus tard.
- Consulter les autres dans l'entreprise afin de valider les exigences du contrat.
2. Identifier et Impliquer les Parties Prenantes
Un facteur critique des succès pour le procurement est d'impliquer les bonnes personnes:
- Qui sait évaluer les aspects téchniques des produits ou des travails?
- Qui va déterminer les prix de référence et d'autres conditions commerciales?
- Qui va définir les garanties juridiques et évaluer les responsabilités?
3. Assurer la Transparence
Interviewer des entrepreneurs/ fournisseurs potentiels avant la consultation formalle manifeste transparence et peut vous donner des informations précieux:
- Découvrer le profil de l'entreprise en question, des services et sa stratégie.
- Expliquer ce qui va être mis aux enchères, quand et comment.
- Demander des informations sur les facteurs critiques de succès et des aspects de qualité des services ou des produits que vous souhaitez acheter.
4. Faire un Appel d'Offres
L'Appel d'Offres est un élément clé pour attirer les entrepreneurs/ fournisseurs potentiels pour votre entreprise ainsi qu'un document de référence pour les futures relations avec un fournisseur:
- Faire preuve de transparence en révélant toutes les informations pertinentes.
- Définir clairement les facteurs qui sont pris en compte dans la décision finale.
- Les facteurs de décision ne doivent pas manifester quelque préférence pour fournisseurs ou marques.
- Les facteurs de décision ne doivent pas fournir quelque avantage compétitif évident à quelque fournisseur, à moins que strictement nécessaire.
- Definir le numéro d'enchèrisseurs à incluir dans la shortlist. Cela est très important pour faire une enchère plus tard, parce que si tous les participants sont invités pour l'enchère, ils ne seront pas motivés pour proposer des valeurs plus abordables sur l'offre initiale.
- Définir clairement les étapes du processus de procurement et le calendrier, incluant tous les dates limite et contacts formels pour éclaircir les doutes des fournisseurs invités.
- Définir un prix de base (max.) pour le contrat.
- Définir la nature (non)engageant de l'Appel d'Offres, inclusion dans la shortlist ou invitation pour l'enchère pour sauvegarder votre entreprise, jusqu'à la décision d'achat finale.
- Définir vos objectifs pour l'achat ou le contrat, et les spécifications minimales, mais laisser de la place pour l'innovation des fournisseurs et des solutions alternatives.
- Définir une valeur de référence (maximale) pour le contrat.
- Simplifier les valeurs de référence et les modèles de soumissions de prix. Nous recommandons fortement que les enchèrisseurs soient évalués par un montant de référence qui se rapproche du coût total de possession. Demander aux enchèrisseurs de fournir une déscription détaillée des coûts (qui plus tard peut vous permettre de faire des réarrengements) mais fais clair que le coût toal de possession est l'indicator préférentiel pour l'analyse comparative.
- Fixer les pénalités liées à l'exécution du contrat (livraison, disponibilité du système, des écarts par rapport aux spécifications, etc)
- Surveiller l'exécution du contrat, établir des règles et des mécanismes de vérification.
- Expliquer comment les paiements sont calculées par rapport au contrat. Le timing de revenue est un facteur majeur qu'influe sur le retour sur investissement (ROI) des fournisseurs. Pour éviter des litiges ultérieurs, les étapes qui déterminent quand les paiements sont dus doivent être claires.
5. Valider la Liste des Candidats
Il est très important de considérer la relation avec potentiels fournisseurs. Certains fournisseurs peuvent être des clients de votre entreprise, alors vous devez considérer l'impact que peut avoir sur cette relation les consulter ou non. Les autres peuvent être vos concurrents. N'oubliez jamais d'évaluer l'emsemble des relations avec des fournisseurs avant de les inviter à soumissionner votre contrat. Vérifiez si votre processus de procurement peut préjudicier des affaires en cours ou la stratégie de l'entreprise.
6. Gérer les Rélations avec les Enchèrisseurs
- Évitez les conversations ou autre type d'interaction personnelle avec les fournisseurs potentiels après l'appel d'offres est fait.
- Si vous avez besoin d'interagir directement, soyez pas seul. Envoyez toujours un résumé écrit de ces réunions.
- Lors de la fourniture des éclaircissements aux enchèrisseurs, circulez toujours l'information entre les enchèrisseurs restants.
- Maintenez des registres de toutes les interactions, de façon que vous pouvez les montrer internement.
- Ne donnez pas des informations supplémentaires à un seul enchèrisseur.
7. Évaluation d'Offres et Validation de la Shortlist
- Circulez des documents internes avec toutes les offres parmi les participants.
- Obtenez des évaluations écrites des offres des parties prenantes internes. Résumez-les et faites circuler votre rapport d'évaluation de l'offre finale parmi les parties prenantes avant le rendre officiel.
- Validez toute l'information avec votre département de géstion, de vente, et de géstion de clients avant communiquer vos décisions aux soumissionnaires. Il est très important que votre organisation ait le temps de se préparer pour les commentaires ou plaintes des partenaires ou clients exclus.
- Communiquez vos décisions à propos de la shortlist aux soumissionnaires et informez-les des pas suivants et des mises à jour.
8. Négociation: Enchère
- Décidez le modèle de visibilité de l'enchère: si vous croyez que les manoeuvres moins honnêtes des concurrents ne sont un risque, vous pouvez profiter des rivalités stratégiques entre les enchèrisseurs, en révélant les noms des concurrents de notre plateforme d'enchères; si vous croyez que les concurrents moins honnêtes sont un risque, alors ne révélez pas les noms des concurrents; si vous croyez que l'insecurité ou la volonté de votre contrat est grand, vous devez considérer faire des enchères cachées (oú les concurrents sauront seulement le rang de leurs licitations). Ils deviennent plus insecures comme cela, parce qu'ils n'ont pas l'opportunité de regarder le comportement des autres concurrents.
- Décidez s'il est acceptable avoir plusieurs entrepreneurs pour parties différents du contrat. uniTender.com permet des enchères multi-gagnantes.
- Configurez une enchère de test, de sorte que les enchèrisseurs puissent interagir avec la plateforme avant l'enchère réel. uniTender permet configurer des enchères de test automatiquement de façon que les enchèrisseurs se familiarisent avec l'interface uniTender.
- Déterminez les améliorements de licitation minimales. Cela est la valeur minimale pour que une licitation améliore la licitation précédente avant être acceptée par la plateforme. La règle pour cette valeur dépend si le modèle de l'enchère est de valeur globale ou multi-gagnant (par article). Aux enchéres de valeur globale avec plusieurs articles, on accepte une licitation par article même si la valeur totale n'assure pas le premier place au enchèrisseur. À cette type d'enchère il est recommandable de faire des améliorissements plus grands du prix d'un article que aux enchères multi-gagnantes. Une bonne règle est demander un améliorissement de 1% sur le prix initial d'un article. Par example: si la meilleure offre (avant l'enchère) pour un article est USD 10.000, vous devez configurer un améliorissement minimale de USD 100 pour cet article.
- Si vous faites des enchères multi-gagnants (un gagnant différent par article) une bonne règle pour déterminer l'améliorissement minimale de licitation par chaque article est 0.2%.
- Faites attention que beaucoup de fournisseurs ont fait cela avant et que quelques stratégies de succès consistent à égoutter les autre enchèrisseurs. Cela signifie que l'améliorissement de l'offre minimale (aussi bien que l'extension temporelle automatique) détermine la durée totale de l'enchère.
- Déterminez la durée de l'enchère bien que l'extension temporelle automatique. Nous vous recommandons vivement d'utiliser l'extension temporelle automatique. Il s'agit d'un mécanisme pour déterminer si l'enchère finisse dans le temps prévu ou s'il continue jusqu'à qu'il n'y ait plus de licitations.
- Faites attention à que la durée de l'enchère initialement configuré ne détermine pas la durée d l'enchère si vous êtes en train d'utiliser l'extension automatique. Nous ne recommandons pas habituellement des enchères avec une durée supérieure à 30 minutes ni des extensions automatiques supérieures à 5 minutes. N'oubliez pas que probablement l'enchère aura une durée 2-6 heures dû aux extensions de 5 minutes.
- Si vous invitez des licitants de différents fuseaux horaires, il est recommandé d'augmenter la durée de l'enchère, aussi bien que de l'extension temporelle. Dans ces cas il est aussi conseillable de définir des plus grandes améliorissements d'offres.
- Nous vous recommandons aussi d'agender les enchères pour le demi matin du fuseau horaire des licitants, de façon à garantir un nombre d'heures de travail suffisant au cas de la durée de l'enchère dépasser le temps prévu.
- A moins que vous invitez des licitants de fuseaux horaires différents, il est utile de calculer la période maximale de l'enchère, en théorie (durée initiale configurée) (extension temporelle automatique) (valeur de l'offre initiale)/ (améliorissement de l'offre minimale). Par exemple : une enchère avec la durée initiale de 30 minutes, extension automatique de 5 minutes, une offre initiale de USD 10.000 et un améliorissement de licitation minimal USD 100 peuvent générer 100 extensions temporelles ajoutées à la durée initiale de 30mins (530mins de durée totale de l'enchère). Veuillez considérer cela quand vous décidez l'améliorissement de licitation minimale et l'extension temporelle automatique.
Avertissement: Ce document décrit des bonnes pratiques commerciales qui ne s'appliquent pas à vos besoins spécifiques, de sorte qu'il ne contitue pas un avis juridique de part de uniTender à votre entreprise. uniTender ne peut être tenue responsable de toute perte ou dommage découlant de l'utilisation alléguée de suggestions sur cette page. Consultez les Conditions d'Utilisation pour plus d'informations.
Simplicité: C'est la clé pour des négociations dynamiques. La plateforme uT est intuitive, permettant aux participants moins expérimentés de jouer avec confidence un rôle plus actif.
Technologie: Soutennue par notre investigation et développement, nous assurons que notre technologie uT minimize les coûts de l'infrastructure, ce que nous permet de pratiquer des prix plus bas.
Efficience: uT a une structure de coûts éfficace, ciblée sur la qualité de la technologie. Cela nous permet d'offrir des services aacessibles à toutes les entreprises, indépendamment de leur dimension.
Securité: uT assure un contrôle total sur l'information transaccionée, en permettant la configuration de plusieurs niveaux de transparence comme prévention contre les utilisations non étiques.
La mission de uniTender est donner a toutes entreprises les mêmes outils de négociation des grandes entreprises, en offrant des enchères inversées électroniques avec des prix abordables.